事業部会報告

メルマガ創刊に想う

 メルマガ創刊号の配信を元旦の夜明け前に終わりました。配信したのは草木も眠る丑三つ時。配信された内容の確認を終えたときは丑の刻を過ぎていた。当初の目論見とは大分異なってしまった。

理事長挨拶文の自動公開上の問題

 配信を行うにあたり、配信者名簿を作成する必要がある。40人ほどのメールアドレスを配信者名簿に登録し終わったのは31日のPM11時。そのあと、メルマガ本文のリンクを再確認した。ここまでは想定のうちであった。
 次の理事長の挨拶文の元旦零時の自動公開の確認をしたときだった。設定時刻が元旦のAM1時に設定されている。唖然としてすぐに零時に再設定し直した。その確認では零時であった。念のため、ダッシュボードに表示を変更し再表示させると、元旦のAM1時に戻っている。(このバグはもう6、7年も前に気付いて対処していたが、そのときはそれすらも思い出さずであった。しかし、バグも長持ちしている(失笑))
 諦めて元旦のAM1時に公開することにした。それから、英語版の理事長挨拶を確認すると、元旦のAM12時になっている。これはもっとまずい、ということでAM1時に修正した。終わったときには2020年はいくらも残っていなかった。
 1昨年も英語版の理事長挨拶文をWebサイトに投稿したのは30日か31日かであったが、昨年はそれよりも厳しかった。

 例年ならば、近くの三浦八幡宮に初詣に行っていたが、コロナ禍の非常事態宣言が囁かれている状況のため止めることにした。代わりに、行く年くる年を見て時間をつぶす。力強い鐘の音である。

 元旦の午前1時、再び理事長挨拶文を確認すると、日本語版、英語版共に自動公開されている。次いで、メルマガ本文のリンクの再確認(理事長挨拶文だけ)をする。これも問題なし。

メルマガ配信手続き時の問題

 そして、いよいよメルマガの配信手続きである。
 ①まず、メルマガ配信用のテンプレートを配信ボックスに貼り付ける。②そして、一部手直しをする。これで、メルマガ本文の前書きと後書きは完成。③続いてメルマガ本文をコピーして、④貼り付ける。

 一般購読者として登録した44人分のリストを選択して配信する。⑤次に、Webサイトの管理者や編集者としてWordPressに登録していた登録購読者9人分のリストを選択して配信する。⑥配信に伴うエラーはなし。(メルアドは配信者名簿に登録時に自動的にチェックされる。これはプラグインソフトの良いところである)

 ⑦そのあと、配信されたメルマガのリンクを確認すると問題はない。⑧そして、配信元を見ると私のメルアドである。

 どこですり替わったのであろうか。
 ①、②の操作はメルマガ編集者として行った。③の操作は、同一ウィンドウでで行うと①、②の結果が壊されてしまうので、別ウィンドウで当会のWebサイトを再起動した。このとき、私のメルアドを使ってログインしたが、それに問題があったようである。③から④に移ったときに、ログインユーザが変わってメルマガ編集者に戻るはずであるが、④に戻ってもログインユーザは私のメルアドのままであった。(これは不思議な現象であり、バグか要検討である)
 今回使用した随時配信の場合には、ログインユーザのメルアドが配信元になるためにこういう現象が発生するのである。
 応急対策として、テンプレートとメルマガ本文の融合操作を変更する必要がある。メルマガ本文を一旦PCのテキストエディタ等に退避しておき、テンプレートを配信ボックス等に貼り付け、修正した後に退避エリアからコピーして配信ボックスに貼り付ければ、別ウィンドウの操作がなくなるので問題は回避される。

メルマガの要望と課題

 メルマガの発行に関連して、2つの要望があった。
 
  ①Webサイトの更新通知が欲しい。
  ②会員間の交流が減少してきているのでメルマガの発行をしてほしい。

というものであった。

 ①は、Webサイトによる情報通知の特性に起因するものである。Webサイトは、新たな記事を投稿しても、それが他人に即座に通知されるものではない。見たい人がアクセスして初めて情報の連絡が取れるのである。
 このような受動的な通信手段を使って積極的にアクセスしようとすると、すればするほど空振りが増えることはやむをえないことであるが不便でもある。それをカバーするのがWebサイトの更新通知である。この機能はブログを源流とする、といわれている。

 ②は、コロナ禍の最中の当然の要望のように出てきたものである。もともと、NPOは会員間のつながりが疎の組織であるが、コロナ禍により会議がほぼ絶望の状態になったことから危機感を抱いたのであろう。

 この2つの要望をまとめて、メルマガとして発行することにしたのである。メルマガ発行をシステム的に捉えると、

  1. メルマガ購読者の登録と解除
  2. メルマガ本文の作成と承認
  3. メルマガの配信
  4. メルマガ本文のアーカイブと閲覧

という機能が必要である。
 このうち、2.,4.については、WordPress(WP)の機能を使って実施することにした。1.と3.については、WPの付属ソフト(プラグインソフト)を使うことにしたが、1.については、情報管理上の問題があり、フォーム入力の付加機能を外付けで作成することにした。今回は対応していない。
 3.については、メルマガ本文の投稿(公開)時に自動配信する機能を使おうとしているが、仕様書の記述が不十分のため、いまだに操作方法が不明である。外国製のソフトを使うときの問題点である。
 また、試行テストを実施して分かったことであるが、セキュリティ対策上から配信元のメールアドレスのドメインとサイトのドメインとを一致させる必要があり、配信用メールアドレスを新たに作成することにした。

 配信コンテンツの形式として、プラグインソフトでは4つの形式をサポートしている。すなわち、①HTML形式のメルマガ本文の全文、②HTML形式のメルマガ本文の抜粋、③テキスト形式のメルマガ本文の全文、④テキスト形式のメルマガ本文の抜粋、の4形式である。
 今回の配信コンテンツの形式は①である。

 配信方法としては、①随時配信、②投稿時(公開時)配信、③定期的配信、④定刻的配信の4つがある。このうち、②、③、④は自動配信であり、②の場合の配信元はメルマガ本文の投稿者である。③、④の場合はWebサイトの管理者と思われる。最終的には、②を使う予定であるがまだ操作方法が不明で使い切れていない。今回は、①で手動配信であり、配信操作をするログインユーザのメルアドが配信元となる。
 それ故、通常のメール配信と大差がない。このメルマガ配信に関しては、足掛け2か月の試行を広報チームで実施してきているが、この一点を捉える限りでは何のために苦労しているのか自己懐疑に陥る。唯一のメリットは、2回目から配信者の設定がほぼ不要になるということである。

 ただし、②を使うと問題もある。このプラグインソフトは、無償版と有償版がある。現在使用している範囲は無償版である。②を使ってHTML形式で配信しようとすると有償版でないと対応できない。どう対処するかが今後の課題である。

 それから、マニュアルの作成も残されている。しかし、メルマガの購読という側面から捉えると、ほぼ問題なく仕上がっている。それが担当したものとしての慰みであり、広報チームでの頑張りでもあった。

(広報チーム 新井)


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